Mareks PHU Marek Szukała

Polski prawodawca bardzo dokładnie określił, jakie są wymogi dotyczące archiwizowania dokumentów w jednostkach administracji publicznej oraz firmach, które zgłosiły do odpowiedniego urzędu własne archiwum, określając je jako strefę do przechowywania danych. W takim wypadku istnieje konieczność prowadzenia zbioru archiwalnego w oparciu o odpowiednie wytyczne ustawy. Niedotrzymanie takiego obowiązku może zostać ujawnione podczas kontroli organu nadzorującego i skutkuje karą administracyjną, grzywną lub innymi poważnymi reperkusjami prawnymi.

Archiwum stanowi przestrzeń, która powinna być odpowiednio chroniona. Tyczy się to nie tylko prawidłowego zabezpieczenia zmagazynowanych tam dokumentów, ale także kwestii dostępu do zgromadzonych danych. Informacje co do koniecznych do zastosowania rozwiązań w zakresie ochrony wspomnianego pomieszczenia również są zawarte w dedykowanych aktach prawnych.

Niektóre dokumenty, takie jak akta osobowe, dane płacowe czy akty założycielskie spółek posiadają najwyższą możliwą klauzulę i muszą być przechowywane przez co najmniej 50 lat. Powoduje to konieczność ich zewidencjonowania, zabezpieczenia oraz złożenia w odpowiednim miejscu w taki sposób, by zapewnić swobodny dostęp do wybranych treści w przypadku potrzeby weryfikacji niektórych informacji lub prośby pracownika o wydanie duplikatu danego dokumentu, a także, by umożliwić składowanie innych pism.

Doświadczony i kompetentny archiwista mógłby sobie poradzić z takim zadaniem. W sytuacji, gdy archiwum jest dopiero tworzone, a osoba delegowana do jego obsługi jest nadal w trakcie nauki, warto zamówić kompleksową usługę archiwizowania dokumentów. Polecanym realizatorem jest Mareks. To firma obsługująca klientów na terenie północno - zachodniej Polski, w jej zakresie jest między innymi wykonana w zgodzie z obowiązującymi przepisami archiwizacja dokumentów na terenie Szczecina, Gorzowa czy Zielonej Góry. W razie potrzeby jej pracownicy mogą świadczyć usługi outsourcingowe w zakresie administrowania archiwum zakładowym.